Freeeへの領収書の保存をAutomatorを使って省力化してみた

自営業、かっこよくいうとフリーランスなので、帳簿を付けなくてはならず、会計ソフトはFreeeを使っています。Freeeにはファイルボックスというクラウドに領収書を保存する機能があり、領収書をスキャンしてはファイルボックスに放り込んでいます。領収書や請求書が取引(仕訳)に紐付けされるので、紙でよく経験していた領収書をめくって探すという手間がなくなり非常に便利です。

紙の領収書はScanSnapでスキャンし、ScanSnap Cloudというサービスでスキャンしてファイルを直接、Freeeのファイルボックスに保存するようにしています。一方、アマゾンのように紙の領収書が発行されず、ウェブのページをプリントアウトしなければならない場合には、領収書をPDFファイルにしてからファイルボックスへアップロードしていました。

領収書のページを開いてPDFファイルに保存、保存したファイルをファイルボックスにアップロード。領収書の件数が増えるとこの作業が意外と面倒で、もう少しなんとかならないものかと感じていました。

そこで思いついたのが、領収書のページをPDFファイルにすることはショートカットキーの利用。ファイルボックスへのアップロードはAutomatorのフォルダアクションを使うこと。この二つを組み合わせて省力化を図ることに。

領収書ページのPDF化

領収書のページをPDFファイルとする作業は、次のページを参考にショートカットキーの設定を行っています。

» わかばマークのMacの備忘録 : ショートカットキーで簡単に「PDF」として保存する

キーボード

システム環境設定で「キーボード」「キーボードショートカット」「アプリケーション」と順に選択し、

  • アプリケーション:全アプリケーション
  • メニュータイトル:PDFとして保存…
  • キーボードショートカット:⌘(command)+P

と設定します。すると、⌘(command)+Pの二回押しでPDFファイル保存のダイアログが表示されるようになります。

ファイルボックスへのアップロード

次はファイルボックスへのアップロードの省力化です。
ファイルボックスへのアップロードはファイルボックスのページに領収書のファイルをドラッグしてアップロードする方法のほか、メールにファイルを添付してファイルボックスに保存することもできます。

» レシートや請求書の書類データを取り込む – freee ヘルプセンター

ここで、MacのAutomatorにあるフォルダアクションという機能を利用し、特定のフォルダに領収書のファイルが保存されると、Automatorが自動でそのファイルをメールに添付しFreeeへ送るというものを作ってみました。

Automatorのフォルダアクションを選んで、「新規メールメッセージ」「送信メッセージを送信」というアクションをドラッグしてつなげます。

Freee領収書送付

組み合わせ

これで準備は完了。あとは、⌘(command)+Pの二回押しでPDFファイルを保存すると、そのままFreeeへとメールするようになります(当然ですが、フォルダはフォルダアクションが起動するフォルダに保存します)。Freeeを開く必要もありませんので、非常に楽になりました。

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